Gestionnaire de la Formation du Personnel Non Médical

Description du poste

Sous la responsabilité de l’ACH et de l’AAH, le gestionnaire, en binôme avec sa collègue devra :

Mise en œuvre de la politique de formation :

Accueillir, orienter, conseiller et informer les agents en matière de démarches et dispositifs existants relatifs à la formation et au stage ;

Contrôler l’application de la règlementation et des règles RH propres à l’établissement concernant son domaine d’activité ;

Assurer la communication et le suivi des dispositifs de formation (rédaction des notes d'information et traitement des demandes) ;

Rédiger des courriers relatifs à son domaine d’activité ;

Assurer le classement et l’archivage des dossiers.

Collaboration à la conception du Plan de Développement des Compétences :

Participer à l’élaboration du Plan de Développement des Compétences du PNM tout au long des différentes étapes (recueil, analyse, priorisation des besoins exprimés et suivi des actions réalisées en particulier) :

1. Construire et/ou mettre en forme les outils de recensement des besoins, et le Plan de Développement des Compétences, en assurant la diffusion ;
2. Compiler les tableaux de recensement des pôles en vue des arbitrages et analyses ;
3. Préparer, en lien avec l’ACH, les documents de présentation du Plan de Développement des Compétences aux diverses instances ;
4. Participer aux commissions de formation et aux bilans d’étapes lors du suivi du Plan de Développement des Compétences.

Déploiement du Plan de Développement des Compétences :

Élaborer le calendrier annuel des formations ;

Organiser et suivre les actions de formation dans son intégralité (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi) :

1. Participer à la recherche des programmes de formation proposés par différents organismes ;
2. Effectuer les demandes de devis auprès des organismes de formation ;
3. Assurer l’interface avec les prestataires et partenaires associés à l’activité de formation ;
4. Vérifie l’agrément et conventionnement des organismes intervenants ;
5. Constituer les groupes de participants et déterminer le volume des sessions nécessaires pour une action donnée ;
6. Effectuer les inscriptions après recueil des validations nécessaires ;
7. Réaliser le lancement, l’organisation et le suivi de l’ensemble des actions de formation individuelles et collectives ;
8. Ouvrir les sessions de formation avec l’accueil des prestataires pédagogiques et participants ;
9. Gérer le matériel pédagogique ;
10. Assurer la gestion, les traitements administratifs et financiers des formations du PNM ;
11. Assurer la procédure des remboursements de frais de formation ;
12. Assurer un suivi des formations réalisées via les outils mis à disposition.

Gestion collaborative :

Renseigner et suivre au fil de l’eau les actions menées via les outils mis à disposition ;

Participer à l’actualisation des procédures, des outils et au suivi de la démarche qualité et sécurité dans le champ de la formation ;

Rendre compte auprès de sa hiérarchie des sujets liés à son domaine d’activité et partager l’information ;

Répondre aux demandes relatives au traitement de données collectives ;

Travailler sous la ressource informatique partagée (Formation) et mail partagé (BG_FORM) ;

Assurer la continuité des activités pendant l’absence de son binôme.

Gestion des stages :

Assurer le traitement et le suivi des demandes de stage, en binôme avec sa collègue ;

Contrôler la durée de la période de stage demandée puis transmettre les demandes de stages aux secteurs concernés ;

Informer le demandeur de la suite réservée ;

Garantir la coordination nécessaire entre structure d’enseignement, stagiaire et service d’accueil pour un bon déroulement du stage ;

Vérifier la complétude de la candidature du stagiaire ;

Faire valider une convention de stage avant tout début de stage.

Gestion budgétaire :

Assurer le suivi et contrôle du budget formation en lien avec l’ACH et l’AAH (engagement de la dépense, pré-mandatement des factures, suivi du tableau de bord des dépenses) ;

Effectuer la clôture semestrielle de l'exercice formation en lien avec l'ANFH.

Autres détails