ASSISTANT(E) CELLULE MARCHES (H/F)

Description du poste

A – Tâches principales d’assistante Cellule marchés

1. Assurer le secrétariat de la cellule marchés : courriers, courriels, accueil téléphonique et physique, tenue de l’agenda, saisie et harmonisation des documents, classement et archivage des marchés
2. Préparer, organiser et assister à des réunions de service hebdomadaires,
3. Centraliser l’ensemble des conventions qui relèvent de la DAL,
4. Alerter la responsable des événements reçus via le profil acheteur liés à la procédure en cours en s’assurant qu’une réponse est apportée dans les délais règlementaires.

EN PHASE PASSATION

1. Prendre en charge la gestion administrative des marchés publics, de la conception du dossier de consultation (DCE) à la notification du marché :
2. Préparer le dossier de consultation (DCE) à partir de la Fiche de Demande de Marchés (FDM),
3. Mettre en ligne et suivre les publicités (Questions des candidats, additifs …),
4. Suivre toutes les étapes de la procédure en relation avec le référent technique (ouverture des plis, analyse de la conformité des offres, gestion des échanges avec les candidats pour les négociations, les demandes de précisions des offres...),
5. Générer les courriers d’information aux candidats évincés, le courrier d’attribution à l’issue de la validation du rapport d’analyse des offres et le courrier de notification.
6. Clôturer la procédure de consultation :
7. Générer le rapport de présentation, publier l’avis d’attribution, les données essentielles du marché, mise à jour de la base de suivi des marchés en cours,
8. Créer le marché dans le logiciel de gestion économique GEF,
9. Rassembler les pièces de marché, les transmettre aux gestionnaires (en charge de la commande et de la liquidation) ainsi qu’au référent technique,
10. Déposer le marché définitif dans la GED du logiciel Marco Web afin que toutes les pièces soient basculées sur le séquestre SI ACHATS du GHT commun à tous les établissements parties.

EN PHASE EXECUTION

1. Prendre en charge la gestion administrative des avenants et certificats administratifs

B – Tâches spécifiques liées avec le GHT – Hôpitaux de Provence

1. Assurer le relais en interne des recensements adressés par le GHT (Départements : Médical, Hôtelier, Numérique et Prestations Intellectuelle),
2. Suivre les deadlines des réponses aux quantifications dans les délais attendus,
3. Récupérer les marchés déposés par notre GHT et les transmettre aux personnes concernées
4. Créer le marché dans le logiciel de gestion économique GEF

C – Marchés passés en Centrale d’Achat (Uniha, Resah, Ugap, CAIH)

1. Récupérer la convention d’adhésion sur le site de la centrale, la compléter avec les données de l’acheteur puis une fois validée, récupérer les pièces marchés et les transmettre aux personnes concernées,
2. Créer le marché dans le logiciel de gestion économique GEF
3. Créer les bons de commande d’adhésion en centrales d’achat

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